Para que tu consultorio siempre sea competitivo necesitas adaptarte de manera rápida a las tendencias del mercado. Esta es una tarea difícil sin la ayuda de información confiable. Afortunadamente, es posible obtener una fuente de datos relevantes cuando se usan reportes de gestión para dirigir una clínica o consulta médica, estos son documentos que recopilan el conjunto de datos que contiene esta información.
Como en toda clínica médica, surgen problemas y, los más comunes, se dan por no tener datos e información que analizar; desconocer los ingresos producidos por médicos o la tasa de ocupación; no tener control sobre los convenios y la falta de seguimiento a los pacientes.
Los reportes de gestión son los que te dan la información y herramientas para potenciar la visión de negocio necesaria para tomar decisiones, generar y obtener mayor rentabilidad.
A continuación te contamos algunos de sus beneficios:
Aumenta la productividad
La productividad es indispensable para mantenerse al día en un entorno tan competitivo y lleno de cambios como lo es la industria médica. Tener reportes y documentación suficiente te permite a ti y tu equipo detectar cambios y oportunidades y, por supuesto, actuar o responder rápidamente e incluso anticipadamente a ellos.
Cuando una consulta o clínica médica está atenta a los cambios del entorno y posee la capacidad para enfrentarlos, tiene el éxito al alcance de las manos. Contar con reportes y análisis sobre la consulta tiene como beneficio incrementar la productividad y desempeño de cada uno de tus colaboradores.
Si por ejemplo tú y tu equipo tienen acceso a información como el reporte gráfico “Ventas por categoría”, van a saber qué acciones clínicas son las más vendidas por consulta o sucursal. Con esta información, puedes generar una campaña de marketing que realmente atienda una necesidad del entorno y te permita generar resultados positivos a nivel estratégico, expandiendo tu base de pacientes, aumentando la rentabilidad y generando mayor visibilidad de tu marca como médico.
Tener mayor precisión financiera
Administrar correctamente la información de tu consulta médica y contar con reportes y análisis al día, te permite organizar con mayor exactitud el presupuesto y recursos financieros de tu proyecto en crecimiento.
La información financiera es mucho más que números, hacer un análisis es fundamental para obtener hallazgos relevantes y tomar decisiones claves, además de disminuir errores e imprevistos que puedan perjudicar el éxito del consultorio.
Tener un Panel de Desempeño gráfico es clave, ya que puedes ver e interpretar de manera general y sencilla el estado de la consulta médica. Puedes filtrar por sucursal, mes y año, y encontrar información como ventas, recaudación, pacientes nuevos, citas anuladas, porcentaje de ocupación, tiempo de espera en sala, costos de producción, y mucho más.
Interpretar el gráfico es sencillo. Por ejemplo, si ves que tienes más ventas que recaudación, significa que hay muchos presupuestos pendientes por iniciar. Puedes poner en acción una campaña de email marketing con algún descuento o enviar recordatorios.
Para lograr una mayor precisión financiera, es importante un reporte de “análisis de pacientes” , donde puedes conocer por medio de reportes gráficos, las características de la base de pacientes que atiendes en tu consulta médica. Puedes conocer datos como edad, género, comuna, medios de pago utilizados, categoría de acciones clínicas y estado de las citas.
Entonces, si a la consulta asisten más hombres, entre 36-50 años, de un barrio determinado, puedes generar una campaña de marketing dirigida a este segmento y así fidelizar y ampliar tu base de pacientes.
Si el medio de pago más utilizado es “efectivo”, genera una estrategia para seguir generando ingresos y más facilidades de pago. Si la acción clínica más vendida son los tratamientos de ortodoncia, contribuye a continuar creciendo en la industria como líder en este campo, pidiendo testimonios, autorizando fotos de antes y después, donde los pacientes actuales y potenciales puedan ver el gran trabajo que haces.
Mejora la comunicación interna
Los problemas de comunicación son un mal para cualquier negocio, ya que cuando falla o simplemente no funciona, los procesos internos se ven afectados, lo que hace complicado alcanzar los objetivos propuestos. Contar con un sistema interno de reportería permite que todos los colaboradores tengan acceso a la misma información, y que esta fluya y llegue oportunamente a quienes la necesitan de manera automatizada y en tiempo real.
Por ejemplo, los responsables de organizar el inventario deben poder ver en cualquier fecha o sucursal, reportes que detallan la situación del almacén y a partir de estos informes tener una visión mucho más centrada sobre lo que hacen y hacia dónde van, qué comprar, cuándo, cuánto, etc.
Otro reporte útil es el de movimientos de las Cajas, así al final del día será fácil para ti y tu personal hacer coincidir la información del reporte con lo registrado.
Asegura el futuro de la consulta médica
Debes contar con reportes de gestión administrativa y financiera en la consulta (flujos, gastos, estado de resultados, eficiencia de los médicos, ocupación de agenda, entre otros). Solo así podrás tener un panorama detallado de la salud financiera en el consultorio.
Los datos leídos en estos reportes te van a permitir mejorar tu estrategia de marketing ya que vas a conocer datos clave sobre tus pacientes, podrás rentabilizar sobre los procedimientos más vendidos, manejar tu agenda de manera efectiva y eficiente, ya que el seguimiento adecuado al paciente te permite aumentar el porcentaje de ocupación, y mucho más.
Por ejemplo, con un reporte gráfico de “Resultados”, puedes ver el porcentaje de acciones realizadas en relación a los costos de cada período.
Otro reporte de gran utilidad es el de “Presupuestos generados v/s mes captura”, con un gráfico puedes ver de todos los presupuestos generados, en qué mes iniciaron, y cuánto tiempo tomó desde que entregaste la valoración con la cotización hasta que el paciente realmente se motivó a iniciar el tratamiento.
Estos reportes son clave a la hora de evaluar el panorama general de la consulta y comprometer gastos extra.
Entendemos que muchas veces puedes sentirte agobiado con tanta información sin saber ni siquiera por dónde empezar. En Medilink, contamos con más de 50 reportes de gestión (algunos especializados por país como los reportes de RIPS para Colombia) a partir de la versión PRO. Con estos reportes, puedes integrar la información, leer, realizar informes y analizar de manera rápida y automatizada.
Con Medilink, puedes ser un crack para visualizar los reportes gráficos y panel de desempeño o descargar en formato Excel información valiosa. Además, tienes acceso a los datos en tiempo real para adelantarte a posibles situaciones y solucionarlas antes de que sea tarde.
¡Saca provecho a estos beneficios e impleméntalos en tu consultorio!
Conversemos y te comentamos cómo podemos hacerlo juntos :-)
