En cualquier clínica o consulta es absolutamente necesaria la generación de los reportes de gestión. Estos se crean por medio de registros administrativos dados por datos recopilados con el fin de conocer, analizar y actuar sobre esta información.
Al ingresar un paciente registras sus datos generales, se realiza un diagnóstico, se adjuntan imágenes y archivos, se agendan citas, realizas seguimiento, cobranza y mucho más. Todos estos datos alimentan los reportes de gestión que organizan y entregan la información necesaria para realizar un análisis que permita tomar decisiones acertadas y crecer el consultorio médico.
Por ejemplo, puedes determinar qué acciones clínicas han sido realizadas en un período de tiempo, en qué estado se encuentran los presupuestos generados, cuántos son los pacientes impagos o morosos, la recaudación diaria, el estado de las citas y mucho más.
En Medilink, contamos con más de 50 reportes gráficos, descargables en excel y también un Panel de Desempeño, que da una lectura rápida y sencilla del estado general del consultorio médico(Puedes sacar gran provecho a todo esto a partir de la versión PRO).
El uso de registros administrativos de Medilink presenta una serie de ventajas para cualquier profesional de la salud, ya que el generar y leer esta información no es tarea sencilla, nuestros reportes de gestión se mantienen relevantes, son precisos, puntuales y son coherentes con los datos que ingresas en la plataforma.
Ahora que entiendes cómo funcionan los reportes de gestión y qué información los alimenta, seguramente te preguntarás, qué puedo encontrar en un reporte de gestión, qué y cómo aporta a mi consulta.
Permite el manejo preventivo
Uno de los elementos más llamativos de los reportes de gestión en la clínica o consulta médica es la capacidad de aprovechar el poder de los datos históricos y actuales para detectar problemas. Esta rama de análisis predictivo en el sector de la salud es fundamental para mejorar la calidad de la atención al paciente, reducir gastos, invertir y generar rentabilidad.
El reporte gráfico “Flujo de Dinero” te permite conocer la cantidad de dinero recepcionado por mes y sucursal, además de discriminar entre flujo pagado disponible o recepcionado. Esto quiere decir que se consideran para cada mes todos los tipos de pago recibidos y los cheques cobrados en este independiente de la fecha en que estos fueron recepcionados, menos los gastos relacionados con el mismo.
Generación eficiente de ingresos
Los reportes de gestión en agendamiento, asignación de citas y seguimiento al tratamiento médico, también pueden lograr que el consultorio médico sea mucho más eficiente económicamente.
Al recopilar y analizar las métricas asociadas al agendamiento de citas por medio de reportes Medilink como “Pacientes sin tratamientos o con una sola cita asistida”, donde puedes ver los pacientes que se registraron pero nunca iniciaron un tratamiento o pacientes que han asistido una única vez a la clínica.
Estas personas ya conocen tu clínica o consulta, lo que hace más factible que al gestionar esta lista por medio de una campaña de email marketing o de llamadas, acepten agendar una instancia contigo, lo que finalmente te permitirá incrementar el porcentaje de ocupación en el consultorio y generar más ingresos.
El análisis correcto de este tipo de datos puede ayudarte a racionalizar tus procesos presupuestarios y realizar modificaciones o sustituciones que te permitan alcanzar tus metas y objetivos.
Mayor eficiencia y mejor productividad
La industria de la salud en el mundo gasta enormes cantidades de dinero para mantener sus operaciones a flote, según Datapine.com para 2018 sólo en Estados Unidos se gastaron en el año $ 2,914 billones.
La atención médica es uno de los sectores más vitales del mundo y, debido al creciente nivel de demanda en algunas ramas, la reducción de gastos innecesarios y la mejora de la producción y la eficiencia actualmente son muy importantes.
Afortunadamente, vivimos en medio de una revolución digital en la que es posible utilizar una gran cantidad de datos accesibles para el beneficio del consultorio médico, así que producir y trabajar con un informe de atención clínica es la respuesta.
Medilink cuenta con un Panel de Desempeño donde puedes ver e interpretar de manera general, gráfica y sencilla el estado de la consulta médica. Puedes filtrar por sucursal, mes y año, y encontrar información como; ventas, recaudación, pacientes nuevos, citas anuladas, porcentaje de ocupación, tiempo de espera en sala, costos de producción, y mucho más.
Interpretar el gráfico es sencillo. Por ejemplo, si ves que tienes más ventas que recaudación, significa que hay muchos presupuestos generados pendientes por iniciar/captar. Puedes poner en acción una campaña de email marketing desde tu plataforma, promocionando algún descuento, campaña especial o sencillamente enviando recordatorios.
Si ves que en la sección “Ventas por médico”, hay un profesional que destaca sobre los demás en cuanto a las acciones clínicas realizadas durante un período de tiempo, entonces puedes observar más de cerca cuales son sus estrategias y cómo interactúa con los pacientes, que pueden replicar los demás y premiar su innegable aporte al consultorio. Este reporte puedes además complementarlo con el de “Pacientes morosos” y ver el comportamiento de pago de los pacientes por profesional.
Bienestar del paciente
Los datos en los reportes de gestión pueden ayudar a los consultorios médicos a agrupar información y perfilar los pacientes que atienden.
Esto no solo es invaluable para proporcionar niveles superiores de atención posterior a los pacientes, sino que también es un gran salto para ayudar aumentar la tasa de ocupación promedio y mejorar el seguimiento al paciente por medio de reportes descargables tipo EXCEL como “Seguimiento pacientes”, “Pacientes nuevos registrados en el sistema entre fechas determinadas”, “Pacientes sin tratamientos o con una sola cita asistida” o el reporte gráfico de “Pacientes morosos”, que te va ayudar a tener actualizada información como: nombre, contacto, lapso de tiempo que lleva en mora y su balance general.
Este listado que arroja el reporte es utilizado por las consultas y clínicas médicas más eficientes, sirve para realizar una campaña de email marketing o llamadas y así mejorar los niveles de cobranza en la consulta.
Si ves que tienes una gran cantidad de pacientes con más de 60 días de mora, debes replantear las opciones y facilidades de pago que ofreces, ya que tal vez el hacerlo demasiado abierto está causando un efecto negativo en las finanzas del consultorio médico.
Cuando se habla de reportes de gestión, hay una gran cantidad de métricas (KPI) o indicadores clave de rendimiento, que pueden ayudar a mejorar la eficiencia general de la consulta médica.
Disminuyen el uso de papel
Con Medilink como aliado puedes ser más ambientalmente responsable, ya que tendrás tus reportes gráficos, excel y panel de desempeño disponibles en la plataforma online sin necesidad de impresiones.
Según el Environmental Paper Network, la industria del papel es el quinto mayor consumidor de energía del mundo. El uso excesivo de papel tiene un gran impacto en la huella de carbono de una consulta médica, no solo por la tala de árboles para hacer el papel, sino también por la energía de los combustibles fósiles utilizados para la impresión y los productos químicos involucrados. Para producir sólo una tonelada de papel, se estima que se usan 253 galones de gasolina.
